Voici dix raisons qui expliquent en quoi ce choix est le plus judicieux à faire face aux adresses e-mail gratuites.
1. Une adresse professionnelle renvoie vers le site Internet
Fonctionner avec une adresse de messagerie électronique professionnelle revient à communiquer avec son nom de domaine.
Ainsi, le choix du nom de domaine se situe à la base même de la stratégie de communication de l’entreprise.
Il en est de même pour la messagerie professionnelle. Le site de l’entreprise est un réel investissement.
Vos envois d’e-mails sont une des méthodes de développement du trafic et de la notoriété de ce site web à employer. Il est aussi important de soigner la signature des e-mails en indiquant des informations pertinentes sur l’entreprise et son représentant.
2. La messagerie professionnelle promeut la marque
Le domaine utilisé pour la messagerie professionnelle participe à la notoriété de la marque, de l’entreprise. Chaque e-mail envoyé depuis le domaine attire l’attention des partenaires, des prospects et des clients de la marque vers son site, son offre et ses produits.
Une messagerie gratuite de type « xxx@gmail.com » ou « xxx@hotmail.com » n’évoque aucune marque et aucun achat de domaine.
Elle n’est en rien attachée à l’entreprise et à son domaine, contrairement à une adresse e-mail professionnelle comme «xxx@votredomaine.fr ». L’impact n’est clairement pas le même sur les interlocuteurs.
3. L’e-mail professionnel est un gage de sérieux
L’achat d’un nom de domaine est indispensable à l’obtention d’une adresse e-mail professionnelle justement liée à ce nom de domaine.
De ce fait, cela signifie que l’entreprise fournit une adresse ainsi que des informations de paiement à l’hébergeur, et donc que son propriétaire peut être identifié et retrouvé en cas de problème.
La messagerie professionnelle limite ainsi la fraude et assure à vos interlocuteurs de communiquer avec l’entreprise et ses représentants, et non avec une personne tierce potentiellement malintentionnée. C’est une valeur ajoutée pour l’entreprise.
4. Un gain de sécurité pour vos données
Les services d’hébergement des messageries professionnelles génèrent des boîtes sécurisées qui bloquent les messages dangereux avant leur arrivée dans la boîte de réception.
Les spams sont aussi catégorisés et envoyés dans une liste noire.
Dans les entreprises, la sécurité des informations et des données est d’une importance capitale. Utiliser une messagerie gratuite revient à exposer l’entreprise, ses données et toutes les informations de son système informatique à des menaces informatiques diverses telles que les virus, les malwares et les attaques extérieures.
5. Ne plus finir dans les spams des interlocuteurs
Les adresses de messagerie gratuite terminent souvent leur course dans les spams des interlocuteurs.
Impossible alors de communiquer efficacement ou d’inspirer confiance chez l’interlocuteur.
Les filtres antispam pourraient ainsi nuire à la communication de l’entreprise et donc, à son activité.
6. La messagerie gratuite n’est pas adaptée aux employés
Si l’entreprise compte des salariés, ces derniers ont besoin de profiter d’une messagerie professionnelle, et parfois collaborative.
Il est inconcevable pour une entreprise de laisser l’un de ses représentants échanger avec des clients par le biais d’une adresse personnelle. La messagerie professionnelle génère alors des adresses e-mail nominatives pour tous les collaborateurs de la société.
7. Centraliser les messageries électroniques
Les professionnels sont souvent les heureux propriétaires de plusieurs messageries électroniques : personnelle, générique, nominative.
Avec une messagerie professionnelle, toutes ces boîtes peuvent être reliées et consultées sur une seule et même interface.
Le gain de temps peut être conséquent notamment pour les professionnels indépendants.
8. Un espace de stockage adapté à la messagerie professionnelle
Les boîtes de réception des messageries professionnelles disposent le plus souvent d’un espace de stockage adapté à leur titulaire.
Les flux d’échanges sont plus importants que sur les messageries personnelles, et les services gratuits souvent limités. De plus, les contenus à transférer peuvent être lourds et inadaptés à une messagerie gratuite !
9. Opter pour une boîte « catch-all »
L’ensemble des e-mails adressés aux différentes adresses de messagerie se terminant par « @votredomaine.fr » peuvent être dirigés vers votre boîte e-mail. Dès lors, les indépendants peuvent réunir l’ensemble de leurs adresses en une seule.
« service-comptabilité@votredomaine.fr », « service-clients@votredomaine.fr » et « ventes@votredomaine.fr » peuvent ainsi être réunies et les e-mails centralisés pour un traitement ultérieur.
Si l’entreprise évolue et génère des départements distincts, les mêmes adresses e-mail pourront être conservées.
10. Garder le contrôle sur les adresses mail associées au domaine
Avec un service de messagerie électronique gratuit, il n’est pas rare d’avoir à se contenter d’une adresse e-mail difficile à retenir. Cela en raison de la multitude d’adresses e-mail déjà créées.
De plus, cela n’a rien d’avantageux pour la perception de l’entreprise. Avec un nom de domaine propre et son adresse e-mail associée, c’est vous qui décidez des adresses e-mail attachées. Ainsi, vous pouvez en créer plusieurs comme « julien.xxx@votredomaine.fr » et « sophie.xxx@votredomaine.fr », et ainsi de suite.
Il devient bien plus pratique d’attribuer une adresse e-mail à chaque membre du personnel, mais aussi de la modifier ou de la supprimer en cas de besoin.
Pour conclure
Mettre en place une messagerie professionnelle est un réel gage de qualité pour l’entreprise, qui génère alors une communication efficace et une gestion simple de ses échanges.
Pour les interlocuteurs, cela permet de se fier plus facilement aux représentants de l’entreprise qui démontrent ainsi leur professionnalisme et leur sérieux.
Opter pour ce type de messagerie est une stratégie qui paie, tant pour la visibilité du site Internet lié au nom de domaine que pour la qualité des échanges.
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